Переход на электронные трудовые книжки: пошаговая инструкция

С 1 января 2021 года в России планируется переход на электронные трудовые книжки. Специалисты рассказали о плюсах и минусах такого документа и разъяснили работодателям порядок действий.

Понятие электронной трудовой книжки

Электронная трудовая книжка создается в цифровом формате и используется вместо бумажного документа либо параллельно с ним. Так или иначе она появится у всех официально трудоустроенных граждан.

Цифровой документ включает в себя практически весь перечень сведений, содержащихся в бумажной версии:

• место работы и периоды занятости;
• должность (специальность, профессию);
• квалификацию (категорию, класс);
• даты приема на работу, перевода, прекращения трудовых отношений;
• основания для расторжения трудового договора.

При необходимости бумажный вариант выписки из ЭТК можно получить у работодателя, а также в отделении Пенсионного ведомства или в Центре «Мои документы», независимо от территориального расположения компании и места жительства.

Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году

Основные нововведения

С 1 января 2020 года действуют два варианта ведения трудовых книжек — в бумажном и в электронном виде (на специальном ресурсе ПФР). С того же момента наниматель обязан передавать информацию о работе каждого сотрудника в электронном виде.

С 1 января 2021 года работник должен определить дальнейший вариант ведения трудового документа: исключительно в цифровом формате или в бумажно-электронном варианте.

Работодатель может создать ЭТК, исключая бумажный формат, только по соглашению с работником. 
Для лиц, впервые приступивших к трудовой деятельности с 1 января 2021 года, документ автоматически выдается в электронном виде.

Действия работодателя по изменению формата трудовой книжки

Внедрение нового механизма оформления трудовых книжек требует от работодателя определенных действий согласно пошаговой инструкции перехода.

Создание локальных актов о проведении мероприятий по изменению формата трудовой книжки и о назначении ответственного

Любая инновация в конкретной компании начинается с утверждения плана действий. В этом случае она может содержаться в приказе по основному виду деятельности о переходе на электронную версию ТК.

Создание или переоснащение технической базы с целью обеспечения готовности к предоставлению информации

На этом этапе проверяются возможности программного обеспечения по передаче цифровых сведений в ПФР. Также необходимо создать е-мейл, который будет использоваться работниками для отправки заявок на получение необходимых данных.

Создание вариантов уведомления об изменении формата ТК

Работодатель разъясняет работникам правила введения электронных трудовых книжек, а также информирует сотрудников об их праве на сохранение трудовой книжки в бумажной версии. Согласно законодательству РФ, уведомления составляются в письменной форме.

Уведомить сотрудников можно двумя способами: через единое информационное письмо, где сотрудники ставят подпись, либо посредством оформления уведомительного документа на каждого работника.

Интересно! Земельный налог для юридических лиц в 2021 году

Проверка бумажных трудовых книжек

Перед тем как внедрить электронный вариант трудовой книжки, необходимо убедиться в правильности сведений, зафиксированных на бумажном носителе. Особое внимание уделяется следующей информации:

• наименование предприятия/организации;
• должность работника и его персональные данные (ФИО, дата рождения, специализация, образование);
• даты начала деятельности на предприятии, переводов и прекращения трудовых отношений;
• реквизиты приказов о поступлении на работу и увольнении;
• ссылки на статьи Трудового кодекса в записях об увольнении, формулировки.

Внесение дополнительной информации в локальные акты предприятия

Все нововведения и дополнения, касающиеся трудовых книжек (к примеру, инструкция по делопроизводству), должны быть отражены в локальных актах предприятия. Так работодателю необходимо указать, каким образом будут доставляться, храниться и обрабатываться электронные данные о работе сотрудников и как они будут выдаваться.

Дополнения вносят также в должностную инструкцию кадровика (лица, его заменяющего), на которого возложены обязанности по формированию электронной базы, отчетности и выполнению иных мероприятий, связанных с обработкой информации о занятости персонала.

Формирование отчетной документации

Чтобы ПФР получал сведения о занятости персонала, нанимателю необходимо формировать и сдавать документацию по отчетности, используя форму СЗВ-ТД. С января текущего года указанная информация предоставляется до 15-го числа месяца, следующего за месяцем начала деятельности в организации, перевода либо увольнения.

С 1 января 2021 года помимо ежемесячного отчета по форме СЗВ-ТД работодатель будет предоставлять отдельную информацию о поступлении сотрудников на работу и прекращении трудовых отношений. Сведения направляются в Пенсионный фонд не позднее даты, следующей за днем издания приказа.

Уведомление персонала

Действующие сотрудники, которые заранее были уведомлены о предстоящих изменениях, должны выбрать вариант ведения документа и сообщить о своем решении работодателю до 31.12.2020 путем отправки соответствующего заявления.

Если работник отказался от ведения трудовой книжки на бумаге, работодатель обязан вернуть ее после 1 января 2021 года.

Преимущества и недостатки цифровых версий

Как и любой другой документ, цифровая версия имеет свои плюсы и минусы.

Преимущества:

1. Снижается вероятность ошибок и внесения недостоверной информации, поскольку форма заполняется системой, а не работодателем.
2. Все заинтересованные лица (ПФР, работодатель, персонал) имеют полный доступ к информации, содержащейся в ТК. Это значительно упрощает процесс оформления различных выплат, включая пенсионные пособия.
3. В отличие от бумажного варианта, ЭТК невозможно потерять, она не подвержена физическому воздействию.
4. При смене места занятости не придется получать бумажный вариант документа и передавать его новому работодателю.
5. Цифровой формат облегчает работу с документом, что особенно важно в условиях карантинных ограничений.
6. Контролирующие органы, как и сам работодатель, могут формировать статистические и аналитические отчеты, а трудящиеся легко проверят правильность введенных данных.

Интересно! Налог на вклады свыше 1 миллиона рублей

Недостатки:

1. Работодатель должен будет взять на себя расходы по настройке механизма учета персонала и оформлению электронной подписи.
2. Многие граждане опасаются утечки информации из ЭТК. Но разработчики проекта уверяют, что информационная база ПФР, аттестованная в соответствии с законом о защите персональных данных, способна обеспечить сохранность полученных сведений.
3. В цифровой версии нет страниц, содержащих данные о наградах, поощрениях, полученном образовании, профессии и специальности.

Итоги

Согласно поправкам, внесенным в трудовое законодательство, с 1 января 2021 года вступает в действие новая форма ведения трудовых книжек.
Сотрудники, желающие сохранить бумажную копию документа, должны уведомить об этом работодателя до 31 декабря 2020 года.
Для работников, впервые принятых на работу после 1 января 2021 года, трудовая книжка создается только в цифровом формате.