Как-то я обратилась за консультацией в одну фирму и, пока дожидалась своей очереди, стала свидетелем любопытного разговора.
- Вы сделали совсем не то, что я просила, - сказала одна сотрудница другой.
- Почему же? – удивилась та. – Вот текст, а вот справки. Вы именно так и сказали.
- Нет, - возразила первая, - я хотела, чтобы здесь были диаграммы, здесь – текст, но не о наших продуктах, а о нашей миссии, а вот тут – уже таблицы. Так я и сказала. А у вас все наоборот.
- Но я поняла вас именно так…
Типичная ситуация, правда? Одна объяснила по-своему, вторая по-своему поняла, и обе, похоже, не потрудились переспросить друг друга, все ли ясно. В результате работу, на которую была потрачена уйма времени, теперь придется переделывать. Кто из собеседниц виноват? Обе, скажешь ты. И добавишь, что такое в жизни встречается на каждом шагу.
Общение – процесс, в котором участвуют как минимум два человека. Для того чтобы достигнуть взаимопонимания, нужны усилия обеих сторон. Однако в жизни случаются различные ситуации. Если шеф, давая тебе очередное задание, мямлит нечто совершенно непонятное и путается в объяснениях, то помни, что:
- если ты не справишься с заданием, то вина ляжет в первую очередь на тебя;
- изменить шефа и его манеру излагать свои мысли тебе вряд ли удастся.
Что же тогда делать? Как говорил один мой друг, позаботься о себе сама.
Не будь во власти предубеждений и самоуверенности
Иди на контакт с положительным настроем. Даже если кто-то, фигурально выражаясь, наступил тебе на хвост, выброси старые обиды из головы: ты на работе, здесь важно уметь находить общий язык с любым членом команды вне зависимости от того, симпатичен он тебе или нет.
Создай обстановку
Если тебе предстоит серьезный разговор с сотрудником, то позаботься о том, чтобы ничто не отвлекало вас от беседы. Выключи радио и телевизор, прикрой дверь в коридор, отключи телефон. Только ты и собеседник. И, может быть, твой блокнот - для того, чтобы делать записи по ходу разговора, предварительно испросив на это разрешения. Ты скажешь, что у тебя прекрасная память и ты не нуждаешься в подобной подстраховке, однако не стоит торопиться. А что, если твой собеседник неожиданно начнет сыпать техническими терминами, большинство из которых тебе абсолютно незнакомы? Скорее всего, ты разнервничаешься и в какой-то момент потеряешь нить рассуждений. Чтобы этого не случилось, бери в руки блокнот.
Кроме того, делая записи, ты сможешь лучше сосредоточиться на предмете разговора и не позволишь своим мыслям утечь в сторону.
Не проявляй поспешности
Не перебивай собеседника, не подгоняй его, не заканчивай за него фразы. Если ты нарушишь эти три правила, то рискуешь, во-первых, вызвать недовольство человека, с которым общаешься, а во-вторых, получить некачественную информацию. Дай собеседнику высказаться до конца и только тогда начинай говорить сама.
Дай понять, что ты слушаешь внимательно
Вполне уместно время от времени вставлять в разговор замечания вроде "понимаю…" или "да-да, конечно…". Тем самым ты показываешь собеседнику, что действительно слушаешь его.
Однако не старайся развлечь его подобными отступлениями: "Вы знаете, мне это напомнило об одной истории…" Человек, с которым ты общаешься, может расценить это как отсутствие интереса к предмету разговора и даже как неуважение к его персоне.
Задавай интересующие тебя вопросы
Ни в коем случае не нужно стесняться это делать. Твоя задача – извлечь максимальную пользу из разговора. Если тебе что-то непонятно, то необходимо переспросить. Сделать это можно двумя способами. Первый – перефразирование. Ты повторяешь мысль собеседника своими словами и просишь его проверить, правильно ли ты поняла его. Например: "Если я поняла вас правильно, то…" или "Вы имеете в виду...".
Второй способ – выяснение. Здесь ты элементарно просишь разъяснить возможно превратно понятую тобой информацию: "Уточните, пожалуйста, что именно вы имеете в виду…" или "Будьте добры, повторите еще раз…".
В конце беседы полезно подвести итоги. Например: "Значит, о чем мы в результате договорились?.." или "Я так понимаю, что главная наша задача…".
Будь наблюдательна
Мы общаемся друг с другом не только при помощи языка: манера держаться, движения, жесты, выражение глаз, мимика, интонация бывают порой красноречивее слов. Иногда эти невербальные сигналы даже могут выдать собеседнику информацию, которую мы предпочли бы утаить. Помню, один мой знакомый, рассказывая о взаимоотношениях со своей невестой, говорил: "У нас все супер! Полное взаимопонимание!" - но при этом лицо его искажала гримаса, как будто он съел что-то невероятно кислое. Мы с моим мужем переглядывались: мол, все понятно с вашим "полным взаимопониманием".
Поэтому, ведя диалог, старайся уделять внимание не только тому, что говорит твой собеседник, но и тому, как он себя ведет. И если ты заметишь в его поведении что-то не соответствующее тому, что он в данный момент говорит – будь настороже, он явно говорит не то, что думает. Хотя это не обязательно свидетельствует о намеренной лжи.
Вспомни, сколько раз в твоей жизни случались ситуации, когда ты была вынуждена произносить слова вежливости, а сама в это время испытывала жгучее желание кричать в голос или колошматить все, что под руку попадет, просто потому, что день не задался или голова побаливала. Так что не будь излишне подозрительна.
Настройся на его волну
"В теории всегда все выглядит прекрасно, - можешь сказать ты. – А на деле часто выходит ерунда, ничего не получается". Есть только один способ исправить положение – тренироваться. Брать эту теорию на вооружение и общаться, общаться, общаться. Для малыша ведь и пара шагов – великое дело, а посмотри на себя сегодняшнюю: ты и на роликах, и на машине, и на сноуборде. Так и с секретами эффективного общения – дорогу осилит идущий.