Проблемы электронного документооборота

Добрый день! Я очень надеюсь, что данный вопрос к Вам относится, и Вы сможете мне помочь. Компания, в которой я работаю, довольно-таки большая, но я единственный сотрудник канцелярии (документовед). Дело в том, что пару месяцев назад к нам пришло письмо, касающееся административного нарушения в области строительства. У нас электронный документооборот, и данное письмо я отослала в электронном в виде только строительному отделу. В итоге недавно пришел штраф в размере 100 руб., т.к. данное письмо осталось без внимания. В юридический отдел я письмо не отдала, а строители просто его проигнорировали, мотивирую свой поступок тем, что они не канцелярия и не обязаны были в юридический отдел относить данное письмо. Теперь даже не знаю, чем все закончится, но штраф мы уже заплатили. И у меня вопрос: имеет ли право компания, в которой я работаю, повесить на меня этот штраф, т.к. я не отдала его в юридический отдел? И как я могу себя в данном случае защитить. Очень переживаю по этому поводу. Заранее спасибо.
Вика, Казань, 25 лет

Константин Ю. Смоленцев

Бизнес консалтинг, Venture Capital & Privet Equity
Ответ : Электронный документооборот предполагает и формализацию бизнес-процесса документооборота. Другими словами, должна быть чёткая регламентация Ваших действий. Данная ситуация достаточно стандартная и должна быть превентивно предусмотрена. Далее. Электронный документооборот предполагает и эффективную систему контроля за исполнением. Судя по всему, этого у вас тоже нет, иначе такого случая бы просто не могло произойти. Отсюда выводы: если регламентация Ваших действий была прописана-определена, то вина из-за невнимательности лежит на Вас. Если этого не было сделано по каким-либо причинам (несовершенство системы документооборота, неполная внедрённость, непроведённое с Вами обучение, непрописанность бизнес-процесса и т.п.) – то вопрос спорный. В любом случае, в Ваших интересах разобраться в причинах произошедшего и попытаться совместно с руководством и соответствующими службами исправить причины потенциально возможных и аналогичных ситуаций. Успехов Вам!

С уважением, Константин Ю. Смоленцев